Nhận được thư mời nhận việc (offer letter) là một khoảnh khắc đáng mừng trong hành trình tìm kiếm việc làm, đánh dấu sự công nhận năng lực và mở ra cơ hội mới trong sự nghiệp. Tuy nhiên, cách bạn trả lời thư mời nhận việc không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn ảnh hưởng đến ấn tượng ban đầu với nhà tuyển dụng. Một email trả lời được soạn thảo cẩn thận, lịch sự và rõ ràng sẽ giúp bạn khởi đầu mối quan hệ công việc một cách suôn sẻ. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách trả lời thư mời nhận việc, từ cấu trúc email, nội dung cần có, đến các mẹo quan trọng để đảm bảo bạn thể hiện được sự chuyên nghiệp và nhiệt tình.
Thư mời nhận việc là gì?
Thư mời nhận việc (Offer Letter) trong tiếng Anh được gọi là thư mời nhận việc hoặc thư mời phỏng vấn. Đây là văn bản thông báo kết quả tuyển dụng (vòng tuyển dụng), giới thiệu tóm tắt vị trí tuyển dụng, hoặc mời ứng viên đến phỏng vấn trực tiếp (nếu có).
Thông tin trong thư mời nhận việc:
Nhìn chung, thư mời thể hiện lòng biết ơn và mong muốn hợp tác của công ty. Thư mời bao gồm:
- Vị trí chính
- Tên phòng ban và người quản lý trực tiếp
- Ngày bắt đầu
- Giờ làm việc
- Lương có thể thương lượng
- Các phúc lợi khác như bảo hiểm, trợ cấp nhiên liệu và thực phẩm, v.v.
- Quy định và Chính sách của Công ty
Việc gửi thư mời nhận việc chủ yếu được sử dụng để xác nhận thông tin tuyển dụng và làm cơ sở để chứng minh rằng nhân viên đã được công ty tuyển dụng.
Tại sao phải phản hồi lời mời nhận việc?
Nguồn tin từ KJC cho biết: Người tìm việc mới thường bỏ qua lời mời nhận việc. Sau khi được bộ phận nhân sự liên hệ để thông báo kết quả tuyển dụng, ứng viên thường được yêu cầu xác nhận đơn ứng tuyển qua điện thoại hoặc email. Việc phản hồi lời mời nhận việc từ nhà tuyển dụng được khuyến khích vì những lý do sau:
- Hãy đưa ra lựa chọn của bạn: Việc phản hồi lời mời nhận việc đồng nghĩa với việc bạn đã xác nhận 100% cam kết của mình với công ty. Nếu không có sự xác nhận này, bạn đã ngầm từ chối vị trí mà mình vừa nhận được.
- Thể hiện sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng: Dù bạn chấp nhận hay từ chối lời mời nhận việc, việc phản hồi thư mời là điều cần thiết. Điều này thể hiện sự tôn trọng đối với nhà tuyển dụng, chứng minh rằng bạn quan tâm đến lời mời và xác nhận rằng bạn đã đọc tất cả thông tin được đề cập trong thư.
- Xây dựng mối quan hệ: Việc phản hồi tin tuyển dụng không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn mà còn cho phép bạn xây dựng mối quan hệ bền chặt với nhà tuyển dụng. Điều này sẽ hữu ích cho việc tiếp cận hoặc tìm kiếm việc làm trong tương lai.
- Giúp bạn thể hiện trách nhiệm của mình đối với vị trí ứng tuyển: Bằng cách phản hồi thư mời nhận việc, bạn ngầm cho nhà tuyển dụng biết rằng bạn đã đọc và hiểu thông tin được cung cấp trong thư. Điều này chứng tỏ bạn là người có trách nhiệm và quan tâm đến vị trí mình đang ứng tuyển.
Một ứng viên tốt cần biết cách viết thư phản hồi để thể hiện rõ sự tôn trọng và tạo ấn tượng tốt. Viết thư không mất nhiều thời gian; hãy suy nghĩ kỹ và phản hồi trong vòng 24 giờ sau khi nhận được thư của nhà tuyển dụng.
Cách trả lời thư mời nhận việc chuyên nghiệp và ấn tượng
Kỹ năng cần thiết để trả lời thư mời nhận việc cũng khác nhau tùy thuộc vào quyết định của ứng viên. Cho dù bạn chấp nhận ngay hay cần thêm thời gian để cân nhắc, ứng viên nên viết một lá thư lịch sự. Một lá thư chuẩn mực sẽ thể hiện rõ hơn sự chuyên nghiệp của bạn.
Cách trả lời “Có” cho thư mời nhận việc
Nếu bạn chấp nhận lời mời, hãy gửi ngay thư cảm ơn bày tỏ sự trân trọng của bạn đối với vị trí này. Trong thư chấp nhận, bạn cần bao gồm những nội dung sau:
- Gửi lời cảm ơn tới nhà tuyển dụng: Một lời cảm ơn tới nhà tuyển dụng vì đã trao cho họ cơ hội việc làm sẽ ghi điểm với họ vì nó thể hiện sự chuyên nghiệp và tinh tế của ứng viên.
- Đưa ra quyết định chấp nhận lời mời: Bạn phải nêu rõ quyết định của mình và nhớ thể hiện sự háo hức, hứng thú và cam kết thực hiện công việc một cách tốt nhất có thể.
- Xác nhận lại giờ làm việc: Vui lòng xác nhận lại thời gian bắt đầu làm việc tại công ty theo yêu cầu để nhà tuyển dụng chắc chắn về quyết định của bạn.
- Đính kèm thông tin cá nhân: Nếu nhà tuyển dụng yêu cầu thông tin như ngày sinh, số chứng minh nhân dân, số tài khoản ngân hàng, v.v., bạn phải đính kèm dữ liệu này vào thư trả lời lời mời nhận việc.
- Nêu rõ bất kỳ mối quan ngại nào của bạn: Nếu bạn có bất kỳ mối quan ngại nào về bất kỳ thông tin nào trong tin tuyển dụng, vui lòng nêu rõ trong thư phản hồi. Điều này sẽ cho phép bạn và nhà tuyển dụng thảo luận và thống nhất về các thông tin liên quan để đưa ra quyết định cuối cùng.
- Tìm hiểu những giấy tờ bạn cần chuẩn bị trước khi bắt đầu công việc mới: Đừng ngần ngại tìm hiểu những giấy tờ bạn cần chuẩn bị trước khi bắt đầu công việc mới. Điều này sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho ngày bắt đầu công việc mới.
- Cảm ơn nhà tuyển dụng một lần nữa trước khi kết thúc thư. Đừng quên để lại thông tin liên lạc của bạn ở cuối thư.
Cách trả lời lời mời nhận việc khi bạn muốn đàm phán thêm
Những người tham gia KJC tuyển dụng chia sẻ: Trong trường hợp các điều khoản của lời mời nhận việc không đáp ứng được các tiêu chí mà ứng viên đặt ra cho vị trí ứng tuyển, thì đàm phán là lựa chọn của ứng viên để phản hồi lại lời mời nhận việc.
Để trả lời, bạn phải cung cấp những thông tin sau trong thư của mình:
- Gửi thư cảm ơn: Một lá thư cảm ơn chân thành và lịch sự trong thư trả lời chắc chắn sẽ giúp bạn ghi điểm với nhà tuyển dụng. Vì vậy, hãy cảm ơn họ vì đã trao cho bạn cơ hội việc làm này.
- Thể hiện rõ ràng sự quan tâm của bạn đối với vị trí bạn đang ứng tuyển: Hãy cho nhà tuyển dụng biết rằng bạn quan tâm đến vị trí này, nhưng bạn muốn đàm phán thêm về các điều khoản liên quan đến lương, phúc lợi, v.v. trong thời gian bạn làm việc tại công ty. Tuy nhiên, tránh đàm phán với những tiêu chuẩn quá cao, vì điều này có thể khiến bạn mất cơ hội việc làm.
- Gửi lời cảm ơn và tôi hy vọng sớm nhận được phản hồi từ bạn: Cuối thư, tôi xin cảm ơn bạn một lần nữa và đừng quên bày tỏ sự quan tâm của bạn tới vị trí này và tôi hy vọng sớm nhận được phản hồi từ bạn.
Nếu bạn không chắc chắn nên chấp nhận hay từ chối lời mời nhận việc, bạn có thể cân nhắc gia hạn thời gian chấp nhận. Hãy nêu rõ điều này trong email để nhà tuyển dụng biết và đảm bảo họ cũng chấp nhận yêu cầu của bạn.
Cách trả lời lời mời nhận việc khi bạn “từ chối”
Ứng viên có thể từ chối lời mời nhận việc vì nhiều lý do. Có thể bạn đã tìm được vị trí phù hợp hơn, hoặc có thể bạn cảm thấy mình không còn đáp ứng được yêu cầu của vị trí đó nữa.
Khi trả lời thư mời nhận việc với quyết định “từ chối”, lá thư của bạn phải khéo léo và đề cập đến một số điểm chính:
- Cảm ơn lời mời: Bạn nên cảm ơn nhà tuyển dụng đã xem xét đơn xin việc và cơ hội việc làm của bạn, ngay cả khi bạn từ chối lời mời. Đây là dấu hiệu thể hiện sự tôn trọng và lịch sự đối với họ.
- Từ chối khéo léo: Nếu bạn đã suy nghĩ kỹ và tự tin vào quyết định từ chối lời mời nhận việc, hãy sử dụng ngôn ngữ lịch sự và nhã nhặn để nêu rõ điều này trong thư. Tránh đưa ra câu trả lời mơ hồ khiến nhà tuyển dụng bối rối và không hiểu được quyết định thực sự của bạn.
- Đưa ra lý do từ chối chân thành và rõ ràng: Hãy chân thành và khéo léo khi đưa ra lý do từ chối, nhưng tránh đưa ra lý do quá chi tiết.
- Bày tỏ sự tiếc nuối vì không thể làm việc với công ty và cảm ơn họ một lần nữa ở cuối thư: Trong email từ chối, gần cuối thư, hãy cảm ơn công ty một lần nữa và đừng quên bày tỏ sự tiếc nuối vì không thể làm việc với họ. Sau đó, hãy gửi lời chúc tốt đẹp nhất đến công ty.
Một số lưu ý cần biết khi trả lời thư mời nhận việc
- Phản hồi nhanh chóng : Phản hồi nhanh chóng với lời mời nhận việc thể hiện sự quan tâm và tôn trọng đối với nhà tuyển dụng. Việc chậm trễ hoặc không phản hồi có thể gây ấn tượng xấu và khiến bạn bỏ lỡ cơ hội.
- Chọn từ ngữ một cách khôn ngoan : Sử dụng ngôn ngữ lịch sự, chuyên nghiệp và chính xác khi trả lời. Tránh dùng từ ngữ thông tục, viết tắt hoặc bất kỳ ngôn ngữ nào không phù hợp với tình huống.
- Bày tỏ quan điểm rõ ràng : Trình bày quan điểm một cách rõ ràng và trung thực. Nếu đồng ý, hãy bày tỏ sự tán thành và vui mừng. Nếu không đồng ý, hãy khéo léo giải thích lý do.
- Chú ý đến định dạng và độ dài : Email hoặc thư phản hồi công việc cũng nên ngắn gọn. Tránh những câu dài dòng, văn bản không cần thiết hoặc thông tin quá chi tiết.
- Kiểm tra và sửa lỗi chính tả : Trước khi gửi email, hãy kiểm tra toàn bộ nội dung để đảm bảo không có lỗi chính tả hoặc ngữ pháp. Điều này sẽ đảm bảo bạn gửi email chính xác và chuyên nghiệp.
- Gửi thư từ một cách lịch sự và trang trọng : Trả lời thư mời nhận việc qua email hoặc thư giấy với địa chỉ và tiêu đề chính xác. Đảm bảo thư được gửi từ địa chỉ email chuyên nghiệp và có chữ ký điện tử nếu cần.
Trên đây là thông tin về cách trả lời thư mời nhận việc mà chúng tôi chia sẻ đến bạn đọc. Trả lời thư mời nhận việc là bước quan trọng để thể hiện sự chuyên nghiệp và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhà tuyển dụng. Dù bạn chấp nhận, thương lượng hay từ chối, một email được soạn thảo cẩn thận, lịch sự và rõ ràng sẽ để lại ấn tượng tích cực. Bằng cách tuân theo cấu trúc phù hợp, bày tỏ sự trân trọng và giữ thái độ tích cực, bạn không chỉ xác nhận quyết định của mình mà còn đặt nền tảng cho một khởi đầu suôn sẻ trong sự nghiệp. Hãy tận dụng cơ hội này để thể hiện giá trị của bản thân và bắt đầu hành trình mới với sự tự tin!
